品牌素材：Logo、色彩规范与宣传文案
在活动策划启动阶段，客户需要提供完整的品牌素材，包括企业Logo、色彩规范以及宣传文案等。这些材料是活动视觉设计的基础，直接影响活动的主视觉、背景板、邀请函等物料的一致性。如果客户已有品牌手册或VI规范，请一并提供，这能帮助策划团队快速把握品牌调性，减少反复沟通的时间。
除了核心的Logo和色彩，宣传文案也是不可或缺的。客户可以整理企业简介、产品亮点、活动主题口号等文字资料，供策划团队用于活动宣传、主持串词或新闻稿撰写。建议客户在提供素材时附上简要说明，例如Logo的使用场景限制、色彩代码（如Pantone或CMYK值），以及文案的侧重点，这样能进一步提升协作效率。
参会人员名单：嘉宾与媒体信息
活动策划需要明确参会人员名单，特别是嘉宾和媒体等关键人物。客户应提供姓名、职务、联系方式（手机、邮箱）以及特殊需求（如座次偏好、饮食禁忌）。完整的名单有助于策划团队提前安排座位、接待流程以及媒体采访环节，避免现场出现遗漏或混乱。
此外，如果活动涉及颁奖或致辞环节，还需标注嘉宾的出席确认状态和演讲时长。对于媒体人员，建议提供媒体名称、记者姓名以及报道意向，以便策划团队准备新闻资料包和采访区域。提前整理名单并定期更新，能显著降低沟通成本，确保活动当天流程顺畅。
活动流程初稿：你的初步设想
客户对活动流程的初步设想是策划的重要参考。请将期望的环节、时间安排、表演节目或互动形式整理成文档，哪怕只是一个粗略的时间表，也能帮助策划团队理解您的核心诉求。例如，客户答谢会可能包括签到、领导致辞、颁奖、表演和晚宴等环节，请注明每个环节的时长和顺序。
如果客户对某些环节有特殊要求，比如希望加入抽奖或游戏互动，也请在流程初稿中注明。策划团队会根据这些信息进行可行性评估，并补充专业建议，如音响灯光配置、人员动线设计等。一份清晰的流程初稿能减少后续修改次数，让项目推进更高效。
预算范围：明确上限与重点
预算是活动策划的核心约束条件，客户需要明确预算上限和重点投入方向。例如，是更注重场地布置、嘉宾接待还是节目表演？请列出各项的大致预算分配比例，这有助于策划团队在预算内优化资源配置，避免超支。同时，预留一定的弹性空间应对突发需求。
除了总体预算，客户还可以提供对供应商的选择偏好，例如指定某家灯光音响公司或餐饮服务商。这些信息能帮助策划团队快速匹配资源，并提前询价。如果预算有限，策划团队也会给出性价比高的替代方案，确保活动效果不打折扣。总之，越早明确预算，越能避免后期调整的麻烦。