交接活动需求清单
活动交接的第一步是确认需求清单。交接双方需共同核对活动目标、规模和预算等基本信息，确保理解一致。例如，客户填写的活动需求清单应包含活动性质、预期参与人数、场地偏好以及大致预算范围。这些数据是后续所有执行工作的基础，任何偏差都可能导致方案调整甚至返工。因此，建议在交接时以书面形式逐项确认，并签字留档，避免口头沟通带来的信息丢失。
除了基本需求，还需关注特殊要求。例如，活动是否需要同声传译、特殊灯光效果或户外搭建许可等。这些细节往往容易被忽略，但直接影响执行成本和可行性。交接时应要求客户提供完整的活动需求清单，并逐一核实是否有附加说明。同时，交接负责人需记录下客户的口头补充，及时更新到书面文件中，确保清单的完整性和时效性。
交接场地信息
场地信息是活动执行的核心要素之一。交接时需详细确认场地面积、设施配备、交通便利性以及周边环境。例如，场地面积是否满足活动规模需求，音响、投影等设备是否齐全，停车位数量是否充足等。这些信息直接影响物料准备和现场布局。建议交接方提供场地平面图、设备清单和交通指引，并实地勘察确认，避免出现场地与需求不匹配的情况。
此外，场地的特殊规定也需重点关注。比如，某些场地对噪音、搭建时间或用电负荷有限制，这些约束条件必须在交接时明确告知。同时，确认场地是否有备用电源、消防通道是否畅通等安全细节。交接负责人应整理一份场地信息备忘录，包含所有关键参数和注意事项，方便双方随时查阅，减少执行过程中的不确定性。
交接品牌素材
品牌素材是活动视觉呈现的核心。交接时需确保客户提供完整的Logo、色彩规范、宣传文案及图片素材。例如，Logo需提供矢量文件和高清PNG，色彩规范应标注Pantone色号，宣传文案需最终确认版本。这些素材的质量直接影响活动物料的制作效果。建议交接方建立素材清单，逐项核对格式、分辨率和版权信息，避免因素材问题导致延期或返工。
除了基础素材，还需确认是否有品牌指南或VI手册。例如，字体使用规范、应用场景限制等。交接时，要求客户提供所有相关文件，并说明是否有临时更新。同时，交接负责人需将素材归档整理，标注版本号和更新日期，方便后续使用。对于涉及第三方版权的素材，务必确认授权范围，避免法律风险。
交接参会人员名单
参会人员名单是活动执行的关键数据。交接时需获取嘉宾、媒体等关键人员的姓名、联系方式及特殊需求。例如，是否有VIP需要专人接待，媒体是否需要采访区域等。这些信息直接影响现场接待流程和人员安排。建议交接方提供名单模板，要求客户按格式填写，并注明是否需要保密。同时，核实名单的准确性，避免因联系方式错误导致沟通失误。
除了基本联系信息，还需确认人员的到场时间和座位安排。例如，嘉宾是否需要在特定时间签到，媒体是否有优先入场权限。交接时应要求客户提供详细的参会人员清单，并标注每个角色的职责和注意事项。交接负责人需将名单与现场执行团队共享，确保接待、引导和安保等环节无缝衔接。同时，备份一份纸质名单，以防电子设备故障。